Download de whitepaper/deck:
Inleiding
De Vrije Universiteit Amsterdam, bekend om zijn aangename studeeromgeving en open toegangsbeleid midden op de Zuidas, heeft een grote stap gezet in het verbeteren van de campuservaring voor haar 32.000 studenten. Na een samenwerking met Omnia biedt de universiteit een langverwachte oplossing: een digitaal overzicht van faciliteiten, waardoor studenten gemakkelijker een rustige en geschikte plek kunnen vinden. Dit initiatief is bijzonder relevant in een bruisende campusomgeving, waar drukke studieruimtes, vooral tijdens tentamenweken, een uitdaging vormen. Door studenten te leiden naar minder drukke studieplekken met behulp van sensortechnologie, streeft de VU naar een egaler drukteverdeling op de campus en een betere benutting van de beschikbare ruimtes.
Projectomschrijving
Al jarenlang is het gebrek aan informatie over studiefaciliteiten de meest voorkomende klacht in de Nationale Studenten Enquête (NSE). Studenten aan de Vrije Universiteit Amsterdam uiten met regelmaat zorgen over overvolle studieruimten en het ontbreken van een duidelijk overzicht van beschikbare plekken. Met name eerstejaarsstudenten ervaren moeilijkheden bij het navigeren op de campus en het vinden van geschikte studieplekken. Deze uitdagingen worden versterkt door het ontbreken van een centraal overzicht van beschikbare studieruimten.
Als reactie op de groeiende studentenpopulatie en ter vervanging van het oude Wiskunde en Natuurkunde Gebouw is in is in 2021 een nieuw universiteitsgebouw geopend (link). Dit gebouw biedt ruimte voor een diverse selectie van studiefaciliteiten. Maar door de complexe interne layout hebben studenten vaak moeite om een studieplek te bemachtigen. In reactie hierop werden duidelijke prioriteiten vastgesteld, zowel vanuit studenten als de Facilitaire Campus Organisatie (FCO).
Studenten wilden simpelweg een betere campuservaring en hebben drie concrete wensen geformuleerd. Allereerst verlangden ze naar een overzicht van alle studieplekken en de bijbehorende faciliteiten. Daarnaast wilden real-time informatie over de drukte op de campus om hun studietijd efficiënter te plannen. Niets was meer frustrerend dan geen plek vinden op campus terwijl je al afgereist bent naar de universiteit. Tot slot wensten ze meer bevordering van sociale interacties en verbeterde vindbaarheid van studieplekken via wayfinding.
Aan de andere kant wilt de VU beginnen aan de ontwikkeling aan de Smart Campus van de Toekomst. De FCO (Facilitaire Campus Organisatie) wilde inzicht in bezettings- en benuttingsgraden van studiefaciliteiten, streven naar een gelijkmatige spreiding van drukte over de campus en beter begrip van het facilitair gebruik door studenten.
Om deze doelen te bereiken is de Vrije Universiteit in 2022 een samenwerking aangegaan met Omnia en heeft besloten gebruik te maken van de PLEQ-software. De gestelde doelen waren als volgt:
Het bieden van een verbeterde campuservaring voor studenten door hen te voorzien van real-time informatie over beschikbare studieplekken, drukte, aanbevelingen en de mogelijkheid om studieplekken te beoordelen. Hierdoor kunnen studenten hun studietijd effectiever plannen en ervaren ze minder stress tijdens drukke periodes.
Het creëren van een egaler verdeling van drukte over de verschillende studiefaciliteiten en de gehele campus, om overvolle ruimtes te verminderen en studenten meer keuze en flexibiliteit te bieden bij het kiezen van studieplekken.
Het mogelijk maken van een efficiënter gebruik van vastgoed door bestaande studieruimten optimaal te benutten voordat de universiteit overweegt nieuwe faciliteiten toe te voegen. Dit bevordert duurzaamheid en kostenbesparing.
PLEQ is gericht op het bereiken van deze doelen door middel van sensortechnologie en de lanering van Omnia’s PLEQ-app, en moet bijdragen aan een meer sociale en productieve leeromgeving aan de Vrije Universiteit Amsterdam.
Gebruik van Sensoren
Om aan deze behoeften tegemoet te komen, heeft de VU gekozen voor telsensoren die bij studieruimten zijn geïnstalleerd. Deze sensoren tellen het aantal aanwezige studenten en verzamelen realtime gegevens over de bezetting en drukte in verschillende ruimtes op de campus.
De VU is stapsgewijs begonnen met het aanleggen van sensoren om ervaring op te bouwen en de nauwkeurigheid van de sensoren op locatie te testen. Zo bevatten alle ingangen van de 6 campusgebouwen telsensoren. Op deze manier wordt op een pragmatische manier inzicht gegeven in de drukte van alle campusgebouwen. Daarnaast is met een minimale investering 50% van alle studieruimten voorzien van deze sensoren. Bij de lancering van PLEQ maakt de applicatie gebruik van bestaande infrastructuur.
PLEQ
PLEQ werd gelanceerd op 1 januari 2023. Deze innovatieve webapp biedt studenten een intuïtieve en handige manier om studieplekken te ontdekken en te beheren. De belangrijkste functies van PLEQ omvatten:
Interactieve 3D-map: Met een interactieve 3D-kaart hebben gebruikers direct toegang tot een overzicht van de campus, inclusief de openingstijden van gebouwen en een real-time drukte-indicatie per gebouw.
Overzicht van Studieplekken: Studenten kunnen eenvoudig beschikbare studieplekken vinden op basis van locatie, beschikbaarheid van stopcontacten en andere criteria.
Real-time Drukte-informatie: De app toont studenten de actuele drukte in verschillende studieruimten, waardoor ze kunnen kiezen voor rustigere plekken.
Filters en Opties: Studenten kunnen studieplekken filteren op basis van hun individuele voorkeuren, zoals de aanwezigheid van stopcontacten, stiltezones of groepswerkruimten.
Recommendation (Aanbevelingen): Deze functie geeft studenten direct advies over de meest geschikte studieplekken op basis van hun voorkeuren en beschikbaarheid. Door slimme algoritmen kunnen studenten snel beslissingen nemen over waar ze willen studeren.
Beoordelen van een Studieplek: Studenten kunnen studieplekken beoordelen en hun mening delen. Deze beoordelingen helpen de universiteit om te begrijpen wat studenten waarderen in studieruimten en om de kwaliteit van de plekken te verbeteren.
Resultaten
NA lancering heeft PLEQ via een insta post zichtzelf bekend gemaakt op campus. Ook doormiddel van de panelen waarop PLEQ te gebruiken is op campus is veel animo opgewekt. UIteindelijk gebruikt 50% van de campus PLEQ maandelijks voor hun studietijd op campus. Dit wijst op een brede acceptatie en actieve participatie van de studentengemeenschap. Het feit dat bijna de helft van de studenten de app maandelijks gebruikt, onderstreept de waarde en relevantie ervan binnen de academische omgeving. De applicatie lijkt daarmee een essentieel hulpmiddel te zijn geworden voor een aanzienlijk aantal studenten, en het groeiende aantal gebruikers duidt op een positieve impact op de campusgemeenschap.
Een plek hebben waar je je comfortabel voelt, is een fundamentele voorwaarde voor mijn studie succes. PLEQ helpt me gemakkelijk die plek te vinden en draagt enorm bij aan mijn campuservaring. - P. Groß, student Big Data Engineering VU (vertaald vanuit het Engels)
Middels onze recommendation-feature verdelen wij dagelijks ongeveer 400 studenten naar onderbenutte en minderbekende delen van de campus. Dit heeft geleid tot een duidelijke veranderingen in de keuze van gebouw. Er is een trend waarbij steeds meer studenten zich verplaatsen van het hoofdgebouw en W&N naar het NU-gebouw en het O2-gebouw. Dit is een verplaatsing van de oudere naar de nieuwere gebouwen.
De grootste wijziging is te vinden in het O|2 Labgebouw. Dit gebouw bevindt zich aan het uiteinde van de campus en is met name onder eerstejaars vaak onbekend. Hierdoor blijven veel studiefaciliteiten in het O2-labgebouw onderbenut. Via de aanbevelingsfunctie werden studieruimten in dit gebouw vaak aanbevolen, wat heeft geleid tot een aanzienlijke stijging van het gebruik van deze faciliteiten, namelijk 42%. Dit is slechts een van de vele voorbeelden van hoe PLEQ bijdraagt aan een betere spreiding van de drukte over de campus en binnen een gebouw.
In het kort:
Met opmerkelijke snelheid heeft de app een gemiddelde van 14.000 maandelijkse gebruikers bereikt, wat getuigt van buitengewone acceptatie binnen een kort tijdsbestek.
Dagelijks worden ongeveer 400 studenten efficiënt geleid naar onderbenutte delen van de campus (voornamelijk O|2 Labgebouw), waardoor zij nieuwe studieplekken ontdekken en minder op drukke hotspots blijven hangen. Dit zorgt ervoor dat de universiteit meer grip krijgt op campusgedrag.
De app heeft gezorgd voor een gelijkmatige spreiding van drukte op de campus en een opvallende verschuiving van studenten vanuit het drukste gebouw, het Hoofdgebouw, naar andere locaties zoals het NU-gebouw en het O|2 Labgebouw. Bovendien heeft het geleid tot een indrukwekkende toename van 42% in het bezoekersaantal van het O|2 Labgebouw, waar voorheen studiefaciliteiten onderbenut bleven.
Door studenten beter over de campus te verdelen en pieklocaties te verminderen, kunnen we nu meer studenten huisvesten, waardoor de efficiëntie van onze faciliteiten wordt verbeterd.
PLEQ ontving in 10 maanden meer dan 1100 waardevolle mini-enquêtes, wat heeft geleid tot inzichten over studiefaciliteiten en de ervaring van studenten.
Sleutels tot Succes: De PLEQ Succesformule
Het succes van PLEQ aan de Vrije Universiteit Amsterdam is het resultaat van een slimme combinatie van strategische beslissingen en factoren die het project tot dusver een succes hebben gemaakt.
Privacyaspecten en Gegevensbescherming - Respect voor Privacy:
Bij het opzetten van het PLEQ-project stonden privacy en gegevensbescherming centraal. In tegenstelling tot het gebruik van camera's, dat privacykwesties kan oproepen, koos de VU voor PIR-gebaseerde people counting sensoren. Deze keuze was gebaseerd op het respecteren van de privacy van studenten, omdat deze sensoren alleen beweging detecteren zonder persoonlijke identificeerbare informatie vast te leggen. Dit zorgde voor nauwkeurige gegevensverzameling zonder enige inbreuk op de privacy van studenten.
Webapplicatie in plaats van een native app - Gemak en Toegankelijkheid:
Een cruciale zet die heeft bijgedragen aan het succes van de PLEQ-app was de beslissing om te kiezen voor een webapplicatie in plaats van een native app. Deze keuze werd gemaakt op basis van de wensen van de studenten, die snelheid en gebruiksgemak verkozen. Het verwijderde ook de drempel van het downloaden van een app, waardoor studenten direct toegang hadden tot alle functies van de app via hun webbrowser. Dit maakte de app niet alleen snel, maar ook toegankelijk voor een breed publiek, wat bijdroeg aan de enorme acceptatie ervan.
Paneel bij ingang van gebouwen - Zichtbare Herinnering:
Een opvallende succesfactor was de aanwezigheid van de PLEQ-panelen bij de ingangen van universiteitsgebouwen. Deze panelen fungeerden als een visuele herinnering voor studenten om de app te gebruiken. Studenten hoefden de app zelfs niet te downloaden om deze uit te proberen, wat de drempel nog lager maakte. Hierdoor werd de app snel herkend en gemakkelijk toegankelijk voor studenten, wat de acceptatie en het gebruik stimuleerde.
Informatie over het Studentenpanel - Inbreng van de Gemeenschap:
Een ander cruciaal element was de betrokkenheid van het studentenpanel, bestaande uit diverse studenten van verschillende faculteiten en studieniveaus. Dit panel bracht de stem van de studentengemeenschap naar voren en speelde een actieve rol bij het ontwikkelingsproces van de app. Tijdens drie interactieve gebruikerssessies kwamen zij bijeen om waardevolle inzichten en feedback te delen over het ontwerp en de functionaliteit van de app. Dankzij hun bijdrage werden aanzienlijke verbeteringen doorgevoerd vóór de lancering, waardoor de app perfect aansloot bij de behoeften van studenten en bijdroeg aan het succes ervan.
"Wat studenten vooral waarderen, is dat ze in de app niet alleen de beschikbare ruimte kunnen bekijken, maar ook voorzieningen kunnen controleren, zoals de aanwezigheid van koffie of stopcontacten. Bovendien kunnen studenten studieplekken beoordelen, waardoor ruimtes met voorzieningen vanzelfsprekend populair zijn.” - I. van Genderen, Consultant Integrated Sustainability Goals bij VU
Met deze unieke combinatie van factoren heeft het PLEQ-project aan de Vrije Universiteit Amsterdam niet alleen zijn doelstellingen overtroffen, maar heeft het ook een blijvende impact gehad op de campuservaring van studenten.
"We beginnen voorzichtig om de efficiëntie te beoordelen", legt Van Genderen uit. "Bij succes streven we naar uitbreiding. Zelfs collegezalen die niet in gebruik zijn, kunnen tijdelijk worden toegevoegd als studieplekken in de app.”
De Toekomst op Campus
In een steeds veranderende onderwijsomgeving, met hybride werken, blended learning en snel opkomende technologie, transformeert ook de traditionele campus. Facilitaire diensten staan voor nieuwe uitdagingen. De toekomstige campus is een broeinest van innovatie waar ruimtes dienen als hotspots van kennisuitwisseling en creatieve ideeën.Beheer van deze veranderende campusomgeving wordt efficiënter dankzij slimme tools.
Vastgoedbeheerders op de campus zullen steeds vaker data benutten voor strategische besluitvorming. Door gebruik te maken van geavanceerde data-analyse kunnen zij nauwkeurige inzichten verkrijgen in de prestaties van de vastgoedportefeuilles. Deze datagestuurde aanpak stelt beheerders op de campus in staat om weloverwogen beslissingen te nemen over investeringen, optimalisatie van ruimtes en het verbeteren van de algehele operationele efficiëntie op de campus.
De toekomstige campuservaring is veelbelovend. Laten we samen streven naar een innovatieve en inclusieve leeromgeving. Ontdek hoe PLEQ en Omnia hieraan bijdragen op onze website. Samen bouwen we aan een inspirerende toekomst voor het hoger onderwijs!
@Marwan el Morabet (CTO @ Omnia), 2024
%202.png){kind=logo}
Comments